Badminton Vereniging Dommelen

 

Secretariaat:             Melissa van Hoek, Elshouter 43, 5581 SB, Waalre

                                    Tel. 06-55750066

                                    E-mail: secretaris@bvdommelen.nl

Website:                   http://www.bvdommelen.nl

Bank:                         ING Nederland

Rek.nr:                       NL43 INGB 0004 1681 12

KvK:                           40238651

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Privacy Reglement Badminton Vereniging Dommelen

[gebaseerd op de Wet  Algemene Verordening Gegevensbeheer]

 

 

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van BV Dommelen omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

 

Begrippen:

  1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
  2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging.
  3. Buitengewone leden zijn de leden die niet meer actief spelen maar wel werkzaam zijn voor de club.
  4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer en bondsnummer.
  5. Onder vereniging wordt verstaan  Badminton Vereniging Dommelen, zoals omschreven in de Statuten.
  6. Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap BV Dommelen.
  7. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge de Statuten van BV Dommelen.
  8. Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
  9. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

 

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een computer en in de cloud beheerd door het hele bestuur van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.

In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, het adres voor bezoeken, het e-mail adres en telefoonnummer voor correspondentie, bondsnummer voor de inschrijving bij de bond.

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een online opslag waar alleen het bestuur toegang tot heeft. Daarnaast zal er op een externe schijf ook een back-up bestaan van deze documenten.

 

De persoonsgegevens van buitengewone leden genoemd bij 3 bestaan uit, naam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer.

 

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden, behoudens de telefoonnummers in de WhatsApp groep van de competitiespelers. Dit om het regelen van invallers te vergemakkelijken.

 

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie.

 

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

 

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

 

Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur. De gegevens zullen wel voor een onbepaalde tijd bewaard worden in een archief ten behoeve van jubilea of reünie. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben. 

 

Wat zijn uw rechten

U heeft het recht BV Dommelen te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. BV Dommelen zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. BV Dommelen kan hiervoor een kleine vergoeding vragen. Vervolgens kunt u BV Dommelen verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

 

Inschrijfformulier:

Indien iemand lid wil worden van BV Dommelen zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 4 van dit reglement.

Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid BV Dommelen. Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacy reglement worden uitgereikt.

 

Aanmeldformulier:

Voor deelname aan activiteiten van BV Dommelen dient men zich op te geven met naam, voornaam. Deze informatie zal worden gedeeld met de organisatoren van deze activiteiten.

Na de activiteit dient deze informatie te worden vernietigd.

 

 

 

 

Foto’s:

Bij badmintonactiviteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van de vereniging.

Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.

 

Geluidsopnames:

Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.

 

Privacy beleid BV Dommelen:

Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacybeleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

 

Is BV Dommelen voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?:

De website van BV Dommelen kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website BV Dommelen. Dit betekent niet automatisch dat BV Dommelen verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. BV Dommelen is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

 

Welke informatie wordt verzameld:

BV Dommelen maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van BV Dommelen verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren.

 

Pasjes systeem:

BV Dommelen werkt voor de competitiespelers met pasjes met foto welke door de leden gebruikt dienen te worden om zich te legitimeren bij wedstrijden. Voor dit systeem wordt naam, geboortedatum en bondsnummer gebruikt. Deze gegevens zullen gedurende het hele lidmaatschap door de bond en de vereniging bewaard worden. Na beëindiging van het lidmaatschap zullen de pasjes vernietigd worden en zullen de gegevens gearchiveerd worden. 

 

Data lek:

Bij een eventueel datalek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

 

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

 

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.

BV Dommelen zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met datalekken. Dit met name voor de bestuurders en ledenadministrateur die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.

 

Functionaris gegevensbescherming:

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

 

 

 

Dit document heet “privacy Reglement BV Dommelen” en is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van BV Dommelen op dinsdag 9 oktober 2018.

 

Dommelen, dinsdag 9 oktober 2018.

 

De voorzitter:                                                                                   De secretaris:

 

 

 

Bas Buiter                                                                                        Melissa van Hoek

 

 

 

 

 

De sporthal

 

Sporthal de Belleman

Brunickxdal 2

5551 EV Dommelen

Contact

Algemene informatie:

 

 

basbuiter79@gmail.com